Při komunikaci s klienty či dodavateli může být čas od času třeba rozeslat více obálek najednou. Jejich nadepsání ručně by však bylo dost otravnou záležitostí. V takové chvíli je dobré vědět, jak na obálky adresy natisknout. Pokud s tím dosud nemáte zkušenost, náš článek vám přijde vhod.
Při tisku obálek je prvním krokem výběr správné velikosti obálky. Do menší obálky by se nám dokument nemusel vejít, velká obálka by zase při menším dokumentu byla zbytečným mrháním papíru. Proto je dobré znát alespoň základní formáty obálek.
Základních obálkových formátů je celkem 11. Označují se různými písmeny – B, C, E, DL, kde E jsou největší, C nejpoužívanější, B jsou o něco málo větší než C. Formát DL je zase nejpoužívanější obálkou v obchodní korespondenci. Pro lepší přehlednost se podívejte na tabulku jednotlivých formátů a jejich rozměrů.
Formát obálky | Velikost obálky v mm |
C7/C6 | 81 x 162 mm |
C6 | 114 x 162 mm |
C6/C5 | 114 x 229 mm |
C5 | 162 x 229 mm |
C4 | 229 x 324 mm |
B6 | 125 x 176 mm |
B5 | 176 x 250 mm |
B4 | 250 x 353 mm |
C3 | 324 x 458 mm |
| E4 | 280 x 400 mm |
| DL | 110 x 220 mm |
Nejčastěji budete používat určitě C obálky nebo obálku DL. U „céček“ lze jednoduše vybrat vhodnou obálku tak, že se budete řídit formátem papíru. Například papír A4 se nepřeložený vejde do obálky C4, A5 zase do obálky C5, A6 do obálky C6 a podobně. Pokud chcete velikostí obálky spíše šetřit, pak můžete papír v zásilce samozřejmě přeložit – papír A4 přeložený na polovinu se vejde do obálky C5, přeložený na čtvrtiny i do obálky C6.
Pokud korespondenci zasíláte téměř výlučně ve formátu A4, pak se vám bude nejlépe hodit formát obálky DL. Ten je v obchodní korespondenci používaný nejčastěji. A to z toho důvodu, že se do něho přesně vejde na třetiny přeložený papír A4, který působí reprezentativně.
Pokud však zasíláte stoh papírů najednou nebo tlustší materiály, ty už se vám do „céčkových“ obálek nevejdou. V tomto případě zvolíte obálky B (opět se budete řídit stejným pravidlem jako předtím – tlustý katalog ve formátu A4 se vám vejde do obálky B4, na stoh papírů ve formátu A5 použijete obálku B5 a tak dále).
Před samotným tiskem na obálku je dále nutné ještě zohlednit také její materiál a to, jak vhodný k tisku bude (více o druzích papírů a jejich vlastnostech). K běžným účelům jsou nejpoužívanější samozřejmě klasické papírové obálky na dopisy, které mají podobnou gramáž jako kancelářský papír a tiskárna si s nimi tedy dobře poradí.
Kartonové obálky z klasické či vlnité lepenky zase můžete potisknout v případě, kdy budete zasílat něco těžšího – tlusté materiály, časopisy, katalogy nebo pevné předměty. V podobných případech se hodí vytisknout nalepovací štítek, který se jednoduše na netypickou obálku nalepí.
Jakmile máte vybranou vhodnou velikost obálky, můžete spustit samotný tisk na obálky. Jak na to?
Tisk adresy na obálku přímo v Excelu provést nelze, dokument Excel ale lze použít jako seznam adresátů a natisknout obálky opět přes Word. Excel využijete jako externí databázi, kde v záhlaví tabulky budete mít uvedeno jméno, příjmení, ulici s číslem popisným, město a PSČ. Toto se hodí zejména v případě, že už podobnou tabulku máte v Excelu hotovou, nebo do ní snadno data překopírujete odjinud.
Následně nastavujeme opět ve Wordu.
Na obálky umí tisknout většina tiskáren, nicméně určitě ne všechny. Před samotným tiskem je ale potřebné ověřit si, že právě naše tiskárna funkci tisku na obálky podporuje.
Pokud kupujete novou tiskárnu, je to nejjednodušší – v popisu produktu určitě najdete to, zda tiskárna tisk na obálky podporuje. Dozvíte se určitě i to, jaké formáty obálek je tiskárna schopná potisknout (nejčastěji jsou to DL, C4, C5, B4 či B5).
Pokud váháte nad tím, jakou tiskárnu pro tisk obálek zvolit, řiďte se spíše množstvím, které budete tisknout. Při větším počtu tisku v pravidelných intervalech se vyplatí spíše laserová tiskárna – tisk je rychlejší i levnější než u té inkoustové.
Pokud chcete tisknout na obálky na tiskárně, kterou už máte a nevíte, zda na obálky tisknout umí, otevřete si např. ve Wordu kartu tisk (klávesová zkratka Ctrl+P), přejděte do Další nastavení a podívejte se, zda můžete v části Typ papíru změnit formát na Obálky.
Pokud to není možné, podívejte se do části Velikost papíru a zjistěte, zda ho můžete přepnout na formát obálky, na kterou budete tisknout (například C4 nebo B4). Poslední možností je pak uživatelská příručka k vaší tiskárně. Tam byste se určitě měli dozvědět, zda na obálky tisknout umí či nikoli.
Při nastavení tisku na obálky je vždy nutné řídit se pokyny z uživatelské příručky vaší konkrétní tiskárny. Nastavení se totiž u různých typů může výrazně lišit.
Poté, co si otevřete soubor se zadanou adresou a vyberete tisk, budete muset nastavit několik věcí – vyberete tiskárnu, v sekci Vlastnosti nastavíte základní orientaci papíru, v části Typ papíru zase požadovaný formát obálky. Vyberete také to, do jakého zásobníku dáváte obálku a jakým směrem, čímž se vyhnete chybnému tisku. Jednotlivé kroky mohou být u různých tiskáren také různé. Základem ale je, aby tiskárna tisk na obálky podporovala, jinak se k takto detailnímu nastavení tisku na obálky z jejího menu ani nedostanete.
Některé tiskárny umí tisknout na obálky, které vložíte do předního či zadního zásobníku (podle toho, jaký má vaše tiskárna). Je ale naprosto důležité pohlídat si správné umístění obálky (tiskárna sama řekne Wordu, jak má být obálka vložena, a právě tato instrukce se vám v MS Word při nastavování tisku na obálky zobrazí jako obrázkový návod). Poté nastavíte vodítka šířky papíru tak, aby těsně přiléhala k okrajům obálky.
Dost tiskáren ale tisknout na obálky ze zásobníku neumí. V takovém případě jim je budete muset podávat ručně (k ručnímu podávání se dostanete po odklopení zadního krytu tiskárny). V tomto případě ale při nastavení tisku na tiskárně nezapomeňte namísto zásobníku papíru vybrat možnost Ruční podávání.
Jak jste mohli vidět, tisk na obálky z MS Word a Excel není vůbec složitý, právě naopak. Pokud vaše tiskárna tuto funkci podporuje, i velké množství obálek budete mít potištěné během chvíle a ušetříte si spoustu ručního vypisování.
Výběr vhodného modelu dataprojektoru závisí na celé řadě faktorů od požadované kvality obrazu, přes velikost místnosti až po možnosti připojení. V článku vám poradíme, jak se zorientovat v klíčových parametrech, abyste našli projektor, který splní vaše požadavky. Číst celý článek
Majitelé firem, projektoví manažeři, vedoucí i zaměstnanci si kladou otázku, jak lépe řídit úkoly, komunikovat nebo sdílet informace tak, aby neztráceli cenný čas. Pojďme si představit aplikace, které vám pomohou získat nad pracovním dnem větší kontrolu. Číst celý článek
Internet je dnes plný kybernetických hrozeb a setkání s některým z typů malwaru je tak prakticky nevyhnutelné. Proto je zásadní vědět, jak tyto hrozby rozpoznat, jak se před nimi chránit a jak se malware zbavit, pokud je jím váš již počítač nakažen. Číst celý článek
Pořízení screenshotu je velmi snadným způsobem, jak sdílet důležité údaje z obrazovky vašeho počítače. Funkce printscreen přitom ale zahrnuje i pokročilejší možnosti, se kterými je vytváření, úprava i sdílení snímků obrazovky doslova hračkou. Číst celý článek
Využití dronů v B2B sektoru přináší firmám nové možnosti, a to jak v oblasti efektivity, tak v inovacích. V tomto článku se podrobněji podíváme na to, jak drony mění svět technologií a jaké konkrétní výhody přinášejí firmám i jednotlivcům. Číst celý článek
Spyware je dlouhodobě jednou z největších kybernetických hrozeb v ČR. Jakmile se do vašeho zařízení dostane, je velmi těžce odhalitelný a může napáchat mnoho škod. Nejlepší obranou je proto stejně jako v případě jiných kybernetických rizik prevence. Číst celý článek
