Majitelé firem, projektoví manažeři, vedoucí i zaměstnanci si kladou otázku, jak lépe řídit úkoly, komunikovat nebo sdílet informace tak, aby neztráceli cenný čas. Pojďme si představit aplikace, které vám pomohou získat nad pracovním dnem větší kontrolu.
Specialisté z českého firemního systému Caflou pro vás sepsali následující praktické tipy, na co se zaměřit v nejpalčivějších oblastech produktivity a kteří chytří pomocníci stojí za vyzkoušení.
Většina začínajících firem používá Excel a e-maily, což funguje zhruba do chvíle, kdy:
Pokud se na vás každý den valí nové požadavky, cítíte se zahlceni nebo máte problém udržet si přehled o termínech a prioritách, nástroj pro řízení projektů vám změní život.
Aplikace na správu úkolů a projektů pomáhají udržet pořádek, zjednodušit komunikaci a zvýšit efektivitu. Nic důležitého vám neunikne díky upozorněním a ušetříte spoustu času na koordinačních schůzkách, kde se pořád dokola řeší, kdo na čem pracuje a v jaké je to fázi.
Systém pro řízení projektů přináší:
Moderní projektové nástroje nejsou jen „úkolníčky“, ale jdou více do hloubky. U úkolů můžete diskutovat o detailech s kolegy, přikládat související dokumenty a odkazy, sledovat historii změn, zaznamenávat strávený čas nebo nastavovat závislosti mezi úkoly. Caflou například nabízí i funkce pro sledování rozpočtu projektů.
Zmatek v komunikaci brzdí produktivitu a může způsobit i frustraci nebo konflikty. Moderní nástroje pro týmovou komunikaci přinášejí do spolupráce řád a přehled.
Představte si, že potřebujete najít důležitou informaci z týmové diskuze, která proběhla před měsícem. V e-mailu ji hledáte 15 minut, v chatu se k ní „proklikáváte“ celou věčnost. Ve specializovaném nástroji ji najdete během pár vteřin díky pokročilému vyhledávání – a ušetříte tak desítky minut denně, které můžete věnovat důležitější práci.
Kromě toho vám přijdou vhod funkce jako:
Základem úspěchu nejsou samotné aplikace, ale spíš to, jak je budete používat. Ať už váš tým pracuje z kanceláře, z domova nebo na dálku, nastavte pravidla komunikace. Domluvte se:
Pravidla mohou znít třeba takto: e-mail používáme pro oficiální oznámení, chat pro rychlé otázky, projektový nástroj pro komunikaci o úkolech a videokonferenci pro schůzky.
Pozor na to, že přepínání mezi aplikacemi ubírá čas a pozornost. Bariérou produktivity jsou i neefektivní schůzky (a těch je podle průzkumu až 72 %!). S komunikačními kanály a schůzkami to tedy nepřehánějte, ať nenarušují soustředění na práci.
„Čas jsou peníze“ v podnikání platí dvojnásob. Máte někdy pocit, že 24 hodin denně nestačí? Bez plánování a nástrojů vám může čas protékat mezi prsty – nevíte, kam mizí, kolik hodin denně trávíte produktivně, které činnosti vás zdržují nebo jestli účtujete klientům to, co máte. Pojďte to změnit!
Nástroje pro řízení času vám pomohou nejen lépe naplánovat den, ale také sledovat, čemu svůj čas věnujete. Můžete díky nim získat více prostoru na to, co je opravdu důležité, a snížit tak stres z práce. Navíc se naučíte lépe odhadnout, jak dlouho vám které aktivity trvají, což se hodí při plánování nebo tvorbě cenových nabídek.
Do kategorie řízení času spadají hned tři typy užitečných aplikací:
Díky nástrojům pro time-management můžete vyzkoušet i různé techniky pro zvýšení produktivity, například pomodoro (krátké intervaly práce s přestávkami – 25 minut práce, 5 minut pauza) nebo time blocking (v kalendáři si vyhradíte bloky času pro různé činnosti, a máte tak realistický přehled, co za den stihnete).
Kolik času vám bere hledání dokumentů, poznámek nebo kontaktů? Bez systému se snadno stane, že důležité informace skončí pohřbené v e-mailu, chatu a nepřehledných složkách v počítači. Vhodné aplikace vám pomohou vše uspořádat.
Informace jsou stavebním kamenem každého podnikání. Jenže když se tříští do různých složek, poznámkových bloků a tabulek, stávají se spíš přítěží než pomocníkem. Nebuďte už závislí na tom, co má kdo „v hlavě“ nebo „snad někde uložené“.
Zvažte zavedení nástroje pro:
Děláte stále dokola ty samé úkoly? Přepisujete data z jednoho systému do druhého? Je čas nechat technologie pracovat za vás – rychleji, přesněji a bez reptání.
Rutinní úkoly bývají jedním z největších žroutů času ve firmě. Manuální nebo opakované procesy nejen zdržují, ale přináší i riziko chyb. Všímejte si, které činnosti děláte často a mechanicky – většinou jich není zrovna málo. Může to být například:
Pak se zamyslete, jestli a jak by šly automatizovat, nebo alespoň zjednodušit. Možností je spousta!
Prozkoumejte, jestli vám s automatizací nepomohou nástroje, které už ve firmě máte, otestujte nové aplikace, anebo se podívejte na možnosti automatizačních platforem – pomáhají propojit různé systémy pomocí tzv. API tak, aby se mezi nimi data přenášela bez nutnosti manuálního zásahu.
Vybrali jsme jen pár příkladů, nabídka je takřka nekonečná.
„Automatizace nejsou nic pro mě, na to nemám peníze ani znalosti,“ říkáte si možná. Nenechte se mýlit – dnes už nejsou výsadou ajťáků a velkých firem. Můžete začít prakticky ihned a bez programování. Přečtěte si článek o tom, jak začít automatizovat v malé firmě.
Možná vás teď láká vrhnout se do testování všech zmíněných aplikací – ale počkejte. Až moc nástrojů nebo náhlé změny mohou paradoxně vést k chaosu a nižší produktivitě. Cílem není mít desítky aplikací – méně často znamená více.
Jak tedy na to?
Ať už si vyberete jakékoliv nástroje, dejte jim čas. Změna potřebuje klidně i několik týdnů, než se stane přirozenou součástí vašich pracovních dnů.
Autor: Caflou
Majitelé firem, projektoví manažeři, vedoucí i zaměstnanci si kladou otázku, jak lépe řídit úkoly, komunikovat nebo sdílet informace tak, aby neztráceli cenný čas. Pojďme si představit aplikace, které vám pomohou získat nad pracovním dnem větší kontrolu. Číst celý článek
Internet je dnes plný kybernetických hrozeb a setkání s některým z typů malwaru je tak prakticky nevyhnutelné. Proto je zásadní vědět, jak tyto hrozby rozpoznat, jak se před nimi chránit a jak se malware zbavit, pokud je jím váš již počítač nakažen. Číst celý článek
Pořízení screenshotu je velmi snadným způsobem, jak sdílet důležité údaje z obrazovky vašeho počítače. Funkce printscreen přitom ale zahrnuje i pokročilejší možnosti, se kterými je vytváření, úprava i sdílení snímků obrazovky doslova hračkou. Číst celý článek
Využití dronů v B2B sektoru přináší firmám nové možnosti, a to jak v oblasti efektivity, tak v inovacích. V tomto článku se podrobněji podíváme na to, jak drony mění svět technologií a jaké konkrétní výhody přinášejí firmám i jednotlivcům. Číst celý článek
Spyware je dlouhodobě jednou z největších kybernetických hrozeb v ČR. Jakmile se do vašeho zařízení dostane, je velmi těžce odhalitelný a může napáchat mnoho škod. Nejlepší obranou je proto stejně jako v případě jiných kybernetických rizik prevence. Číst celý článek
Spojování PDF souborů se může hodit v mnoha situacích – ať už potřebujete spojit více faktur do jednoho souboru, sjednotit pracovní dokumenty pro snazší sdílení nebo vytvořit kompletní e-knihu. Sloučení více PDF šetří čas a usnadňuje organizaci. Číst celý článek
